Más de 1000 nuevos suscriptores en meses: Cómo el municipio de Red Bank, NJ, reconectó con los residentes en CivicPlus

Un Pequeño Pueblo Con Una Gran Brecha de Comunicación

El municipio de Red Bank, en New Jersey, tiene apenas dos millas cuadradas, pero no se comporta como tal. Es un importante nudo de transporte en la costa de New Jersey, que atrae a trabajadores, visitantes y una población residente diversa en edad, idioma y origen. Alrededor de un tercio de los residentes habla español, y el municipio organiza regularmente grandes eventos públicos, como retransmisiones de la Copa Mundial de la FIFA 2026 en el cercano MetLife Stadium. Antes de esta iniciativa, una parte significativa de los residentes hispanohablantes de Red Bank no recibía información de su gobierno con regularidad, un problema de confianza y acceso que ningún rediseño de la página web podía solucionar por sí solo.

Adriana Medina Gómez se unió al municipio como la primera Coordinadora de Participación Comunitaria y, posteriormente, se convirtió en Directora de Recreación y Servicios Humanos, departamento que también supervisa la participación comunitaria y las comunicaciones. Al comenzar, encontró un sitio web que no se había actualizado de manera significativa en años y un conjunto de herramientas de comunicación que solo se utilizaban parcialmente.

Un par de auditorías de módulos revelaron funciones con licencia por las que el municipio ya pagaba, pero que nunca había activado, incluyendo el sistema de notificación masiva CivicPlus. El verdadero problema no era la falta de tecnología, sino que el municipio de Red Bank aún no aprovechaba al máximo las herramientas CivicPlus que ya tenía a su disposición.

Reconstruir El Sitio Web Pensando en Los Residentes, No Solo en Los Departamentos

Medina Gómez lideró una renovación completa del sitio web municipal con CivicPlus del municipio, trabajando en estrecha colaboración con el equipo de CivicPlus para identificar los enlaces que faltaban, agregar la solución de gestión de agendas y reuniones, y reorganizar el contenido para que cada departamento pudiera administrar sus propias páginas manteniendo una apariencia coherente en todo el sitio.

El rediseño se centró en las funciones que los residentes realmente necesitaban. La función de traducción integrada destacó de inmediato. Red Bank alberga una comunidad cultural y lingüísticamente diversa, que incluye una importante población de habla hispana, lo que convierte el acceso multilingüe en un componente esencial de una comunicación pública eficaz.

El personal también agradeció las mejoras prácticas del día a día. La gestión de contenido mediante arrastrar y soltar significó que los departamentos ya no tuvieran que depender de una sola persona para realizar las actualizaciones, y una plantilla consistente mantuvo la apariencia unificada del sitio incluso con docenas de colaboradores.

Los resultados se hicieron evidentes rápidamente en las cifras que les importan a los residentes. A los pocos meses del relanzamiento, el municipio tuvo que aumentar la capacidad de suscriptores dos veces, primero en 500 y luego en otros 500, para poder atender la creciente demanda de alertas y actualizaciones. Una nueva lista de distribución de eventos comunitarios creció en varios cientos de suscriptores durante ese mismo período, y el número de seguidores del municipio en las redes sociales aumentó paralelamente.

Llegar a Más Residentes, en Más Idiomas, Cuando Realmente Importa

Red Bank abordó su transformación digital como algo más que un rediseño de su sitio web. El municipio priorizó una estrategia de comunicación centrada en los residentes, enfocada en hacer que la información gubernamental fuera más fácil de encontrar, comprender y acceder para las comunidades a las que sirve.

Tras la reconstrucción del sitio web, Medina Gómez centró su atención en una herramienta que el municipio ya poseía, pero que apenas había utilizado: CivicPlus Mass Notification. Antes del relanzamiento, las actualizaciones de emergencia y las rutinarias se difundían a través de la plataforma más accesible en cada momento, lo que dificultaba garantizar que todos los residentes recibieran la misma información al mismo tiempo.

Actualmente, la Notificación Masiva es una de las principales soluciones de comunicación del municipio para llegar a los residentes por mensaje de texto, y correo electrónico, ya sea para informar sobre una interrupción del servicio de agua, una actualización sobre una tormenta de nieve o un anuncio de un programa recreativo. La función que más sorprendió a la gente fue la traducción automática. Durante una reciente tormenta de nieve, los miembros del consejo municipal recibieron la misma alerta en diferentes idiomas sin que nadie tuviera que traducir manualmente una sola palabra.

Esa combinación de rapidez y alcance multilingüe ha convertido a la Notificación Masiva en una herramienta en la que confían tanto los residentes como los usuarios del transporte público, especialmente para los cierres de carreteras y los avisos públicos que afectan a cualquiera que transite por los corredores de transporte del municipio, no solo a las personas que viven allí.

Cómo Hacer Que Los Formularios Y Documentos Sean Accesibles Sin Aumentar la Carga de Trabajo Del Personal

La accesibilidad se ha convertido en un pilar fundamental del enfoque del municipio de Red Bank en todo el contenido que publica. Para una comunidad multilingüe y multicultural, Medina Gómez considera que la accesibilidad va más allá del mero cumplimiento de las normas; es lo que permite a los residentes participar activamente en el gobierno local .

El municipio utiliza AudioEye, parte de los servicios de accesibilidad web CivicPlus, para la corrección continua de sitios web, y DocAccess, también parte del los servicios, para hacer que los PDF sean accesibles sin necesidad de modificaciones manuales. El impacto se hizo evidente de forma inesperada. Poco después de la puesta en marcha de DocAccess, la secretaria municipal comenzó a recibir solicitudes en papel que el personal no reconocía. Los residentes estaban completando una versión accesible y adaptable de un formulario que nunca antes habían podido usar y la estaban utilizando de inmediato.

DocAccess también traduce documentos automáticamente, lo que eliminó es una tarea que antes recaía en el personal, quienes debían traducir los PDF manualmente. El personal sigue revisando las traducciones para comprobar su precisión y detectar diferencias lingüísticas regionales, pero el punto de partida ya no es una página en blanco.

Una Plataforma Integrada, Menos Compartimentos Estancos

Al repasar los proveedores que consideró durante la renovación del sitio web, Medina Gómez señala algo menos visible que cualquier función individual: tener CivicPlus Municipal Websites, Mass Notification y Web Accessibility bajo una misma plataforma redujo la complejidad de administrar un departamento pequeño con múltiples divisiones.

Para un departamento de aproximadamente una docena de personas que abarca parques y recreación, el centro para personas mayores y la participación comunitaria, esa menor complejidad se ha traducido directamente en un mayor número de residentes atendidos, más formularios que los residentes pueden completar por sí mismos y una mayor confianza en la capacidad del municipio para comunicarse con claridad con todos a quienes sirve.

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